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策劃慶典活動需具備的知識

更新時間:2019-09-18

當外單位的人員在參加慶典時,而不是僅僅只代表自己個人的話,更是特別要注意自己臨場表現,絲毫不可對自己的所作所為自由放任、聽之任之。第一類,本單位成立周年慶典。通常,它都是逢五、逢十進行的。即在本單位成立五周年、十周年以及它們的倍數時進行。第二類。當單位本身榮獲了某項榮譽稱號、單位的“拳頭產品”在國內外重大展評中獲獎之后,這類慶典基本上均會舉行。第三,本單位取得重大業績的慶典。這些來之不易的成績,往往都是要慶祝的。第四類,確定新的合作伙伴、兼并其他單位、分公司或連鎖店不斷發展時,自然都值得慶祝一番。

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就形式而論,若能由此而增強本單位全體員工的凝聚力與榮譽感,并且使社會各界對本單位重新認識、刮目相看,那么大張旗鼓地舉行慶典,多進行一些人、物的投入,任何理智、精明的商家,都會對此在所不惜。所之,增強本單位全體員工的自豪感無所作為,那么舉行一次慶典即使花不了幾個錢,也沒有必要好大喜功、非要去搞它不可。

往往會各有多方面的不同要求。即有關慶典的禮儀規范,就是由組織慶典的禮儀與參加慶典的禮儀等兩項基本內容所組成的。以下,對其分別予以介紹。

先要對它作出一個總體的計劃。需要記住兩大要點:其一,要體現出慶典的特色。其二,要安排好慶典的具體內容。

毋庸多言,不論是舉行慶典的具體場合、慶典進行過程中的某個具體場面,還是全體出席者的情緒、表現,都要體現出紅火、喜悅的氣氛。惟獨如此,慶典的宗旨――塑造本單位的形象,顯示本單位的實力,擴大本單位的影響,才能夠真正地得以貫徹落實。得到全面的體現。如果站在組織者的角度來考慮,慶典的內容安排,來賓的接待、環境的布置等三大問題:

首先,或是讓對方勉為其難。確定慶典出席者名單時,始終應當以慶典的宗旨為指導思想,一般來說,慶典的出席者通常應包括如下人士:

一、上級領導。大都對單位的發展給予過關心、指導。邀請他們參加,主要是為了表示感激之心。

二、社會名流。社會各界的名人對于公眾最有吸引力,能夠請到創始們,將有助于更好地提高本單位的知名度。

三、大眾傳媒。在被稱為僅次于立法、行政、司法三權的社會“第四權力”。邀請它們,并主動與它們合作,將有助于它們公正地介紹本單位的成就,進而有助于加深社會對本單位的了解和認同。

四、合作伙伴。請他們來與自己一起分享成功的喜悅,是完全應該的,而且也是絕對必要的。

五、社區關系。對本單位具有種種制約作用的社會實體。例如,本單位周圍的居民委員會、街道辦事處、醫院、學校、商店以及其他單位等等。請他們參加本單位的慶典,會使對方進一步了解本單位、尊重本單位、支持本單位,或是給予本單位更多的方便。

六、單位員工。都離不開他們的兢兢業業和努力奮斗。所以在組織慶典時,是不容許將他們完全“置之度外”的。

鑒于慶典的出席人員甚多,牽涉面極廣,故不到萬不得已,均不許將慶典取消、改期或延期。

其次,與一般商務交往中來賓的接待相比,對出席慶祝儀式的來賓的接待,更應突出禮儀性的特點。不但應當熱心細致地照顧好全體來賓,而且還應當通過主方的接待工作,使來賓感受到主人真摯的尊重與敬意,并且想方設法使每位來賓都能心情舒暢。

最好的辦法,籌備組成員通常應當由各方面的有關人士組成,他們應當是能辦事、會辦事、辦實事的人。

在慶典的籌備組之內,在公關、禮賓、財務、會務等各方面“分兵把守”,各管一段。其中負責禮賓工作的接待小組,大都不可缺少。 慶典的接待小組,原則上應由年輕、精干、身材與形象較好、口頭表達能力和應變能力較強的男女青年組成。

其一,來賓的迎送。即在舉行慶祝儀式的現場迎接或送別來賓。其二,來賓的引導。即由專人負責為來賓帶路,將其送到既定的地點。其三,來賓的陪同,對于某些年事已高或非常重要的來賓,應安排專人陪同始終,以便關心與照顧。其四,來賓的接待。即指派專人為來賓送飲料、上點心以及提供其他方面的關照。

凡應邀出席慶典的來賓,因此,當他們光臨時,主人沒有任何理由不讓他們受到熱烈而且合乎禮儀的接待。將心比心,在來賓的接待上若得過且過、馬馬虎虎,是會傷來賓的自尊心的。

再次,應當精心布置好舉行慶祝儀式的現場。舉行慶祝儀式的現場,是慶典活動的中心地點。對它的安排、布置是否恰如其分,依據儀式禮儀的有關規范,商務人員在布置舉行慶典的現場時,需要通盤思考的主要問題有:

一是地點的選擇。以及外借的大廳、等等。均可相機予以選擇。不過在室外舉行慶典時,切勿因地點選擇不慎,從而制造噪聲、妨礙交通或治安、顧此而失彼。

二是環境的美化。在反對鋪張浪費的同時,應當量力而行,著力美化慶典舉行現場的環境。為了烘托出熱烈、隆重、喜慶的氣氛,還可以請由本單位員工組成的樂隊、鑼鼓隊屆時演奏音樂或敲鑼打鼓,熱鬧熱鬧。但是這類活動應當要適度,不要熱鬧過了頭,成為胡鬧。或者“喧賓奪主”。千萬不要請少先隊員來扮演這類角色,不要勞動孩子們為這類與他們無關之事而影響其學業。

三是場地的大小。應同出席者人數的多少相適應。人多地方小,擁擠不堪。會使人心煩意亂。人少地方大,則會讓來賓對本單位產生“門前冷落車馬稀”的感覺。

四是音響的準備。讓主持人手忙腳亂、大出洋相。在慶典舉行前后,擺放一些喜慶、歡快的樂曲,只要不搶占“主角”的位置,通常是可以的。但是對于播放的樂曲,應選期進行審查。切勿屆時讓工作人員自由選擇,隨意播放背離慶典主題的樂曲,甚至是那些凄慘、哀怨、讓人心配和傷心落淚的樂曲,或是那些不夠莊重的詼諧曲和愛情歌曲。

威爾斯特品牌創建于2018年,是一家集慶典演出演藝策劃、活動策劃、道具研發生產與企業管理咨詢相結合的都江堰慶典公司。公司專注于禮儀慶典服務,為企業和家庭提供慶典專業的流程咨詢和可執行的解決方案。咨詢熱線:028-87292668??

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