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活動會議接待服務標準包括：

第一、會議接待服務的目的：為了規(guī)范會議接待行為，統(tǒng)一服務標準，持續(xù)、穩(wěn)定的為用戶提供良好會議接待服務。

第二、會議接待服務的適用范圍：適用于大廈各類會議接待工作。

第三、會議接待服務的職責：

1、客戶部負責會議接待的具體實施。

2、客戶員負責會議登記和提前確認工作，確保會議如期召開；并記錄好會議召開的單位、出席人數(shù)和召集的領導職務來決定會議的大小，采取相應的服務措施；

3、客戶部負責安排工作人員對會議室進行布置，保障會議室整潔舒適；

4、會議接待員負責在會議進行期間巡查，及時處理突發(fā)事件，確保會議順利進行；

第四、會議接待服務的程序：

一、會議的分類：根據(jù)現(xiàn)時會議接待工作實際情況，將會議接待分為日常接待（二類會議接待）、一類會議、臨時會議。

二、一類會議（專指服務區(qū)域在主樓內(nèi)的會議室）：

1、活動會議接待負責人接到熱線人員中、大型及重要會議通知后，與預訂會議人員聯(lián)系，了解會議的需求，并要求對方在《會議物資需求表》、《會議費用結(jié)算表》中簽字確認。

2、按客戶要求申購會議物資。

3、申購物資到位后，提前一天準備好橫幅，擺放好鮮花；并對會議室進行全面檢查，與會議主辦單位（部門）保持聯(lián)系，對座位數(shù)、名位牌、會標等進行核對，同時應對影視、音響設備、燈光、花卉擺設、茶水茶杯準備、衛(wèi)生情況、進出通道進行檢查，要求達標后對會議室進行封閉管理，不準無關人員進入會場（會議室）；一切準備妥當后，可要求客戶到現(xiàn)場觀看。

4、會議接待員必須注意自己的儀表，穿好工作服，戴好工作牌，提前30分鐘到崗，并于會議開始前15分鐘將茶水準備到位，在會議室門外面帶笑容站好等待迎接參會人員。

5、會議快結(jié)束時，服務員在會議室門外站好準備歡送參會人員；

6、客戶部主任或客戶服務經(jīng)理，必須到場監(jiān)督會務工作人員的情況，巡視會議室的準備情況和會議的進行情況，以便有突發(fā)事情時及時應對；

7、如會議有需要，在會議期間應加強安全保衛(wèi)工作，防止無關人員進入會場擾亂會；機電設備部人員應注意會議期間用電設備的工作情況，防止事故產(chǎn)生，應保證走火通道的暢通，緊急情況下，應有服務員在場進行疏導。

8、會議結(jié)束后，會議接待負責人持客戶確認的《會議物資需求表》、《會議費用結(jié)算表》到我部收費員處開發(fā)票。

9、將發(fā)票交客戶時一定要求客戶簽收，會議接待負責人一直跟進，直到我司收到該費用為止。

三、臨時會議：

1、接到熱線人員的通知后，該區(qū)域會議接待人員應5分鐘內(nèi)到場按4.2.1第5）條款到第11）條款的程序開展工作。

第五、活動會議接待服務的會議工作流程：

1、服務熱線值班人員下班前將OA網(wǎng)上收集會議的信息填寫在《商務接待活動登記表》上交會議接待負責人員，并在第二天一上班重新收集新的信息，涉及到語音、投影系統(tǒng)的會議及其他部門配合的接待工作，應將會議情況記錄在《會議接待設備準備工作表》中交弱電組及其他部門進行會議準備。

2、服務熱線值班人員每20分鐘對OA網(wǎng)進行臨時會議信息的收集，并將新信息及時通知會議接待負責人員，由其安排工作并將新信息登記在《商務接待活動登記表》中。會議接待人員在會議前15分鐘完成對會議室的檢查及準備工作，檢查結(jié)果記錄在《商務接待活動登記表》上。無語音、投影系統(tǒng)的會議不用填《會議接待設備準備工作表》。

3、會議接待負責人員在領取當天《商務接待活動登記表》時，應將前一天的《商務接待活動登記表》、《會議接待設備準備工作表》交服務熱線值班人員統(tǒng)一歸檔。

4、服務熱線值班人員收到語音、投影會議室預定信息后，5分鐘內(nèi)將《會議接待設備準備工作表》交給弱電組指定的技術員，由其在會議前15分鐘內(nèi)做好準備工作。

5、參觀接待、二類會議、電視電話會議的會議接待工作，應在管理中心發(fā)出通知后進行。客戶部對接會議使用方，確定會議議程，轉(zhuǎn)交弱電組、嚴格按議程準備及配合。

6、領導日常辦公會議、參觀接待、二類會議及4電視電話會議，由服務熱線值班人員通過公司內(nèi)部網(wǎng)向客服中心負責人及公司直接領導發(fā)布信息。

備注：參觀接待、二類會議、多功能會議廳及4樓電視電話會議的工作流程均應按上述內(nèi)容實施，以保證商務活動的統(tǒng)一性及各項質(zhì)量記錄表格的有效性。

第六、會議服務接待的弱電技術員的日常維護及會前準備：

一、原則：保證活動會議系統(tǒng)的設備正常運行

二、措施：

1、每周維護、檢查會議室的會議設備（語音、投影），做好維護、檢查工作的記錄，每月進行會議室會議設備功能性的評估。

2、會議前半小時按照服務熱線提供的《會議接待設備準備工作表》，對會議室會議系統(tǒng)進行檢測，并將完成情況記錄在《會議接待設備準備工作表》上，由會議接待人員進行復核。

3、領導以上重要會議，完成檢測后應在現(xiàn)場對會議全程跟進。

4、活動會議開始前5分鐘，會議接待人員用禮貌語言“各位領導早上好（下午好），進行最后一次試音”，驗證會議系統(tǒng)。

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